Čas, který obchodníci stráví administrativou, je časem, který nemohou věnovat tomu nejdůležitějšímu – komunikaci se zákazníky a uzavírání obchodů. Jednou z největších časových pastí je opakovaná tvorba cenových nabídek, smluv a dalších dokumentů. Ruční kopírování údajů, složité formátování a riziko lidské chyby nejen zpomalují celý obchodní proces, ale mohou také ohrozit profesionální image vaší firmy.
V Bohemia CRM, postaveném na robustní a bezpečné platformě Microsoft Power Apps, jsme tento problém vyřešili. Představujeme vám inteligentní funkci pro generování dokumentů pomocí šablon, která vám umožní vytvářet perfektní, personalizované nabídky doslova na jedno kliknutí.
Problém tradiční tvorby nabídek
Každý obchodník zná ten scénář. Nový obchodní případ znamená otevřít starou nabídku, přepsat jméno klienta, zkontrolovat kontaktní údaje, ručně vložit produkty a ceny z ceníku, upravit oslovení a doufat, že jste na nic nezapomněli. Tento proces je nejen neefektivní, ale také plný rizik:
-
Lidské chyby: Překlepy ve jméně klienta, špatně zkopírovaná cena nebo zastaralé informace o produktu mohou vést k nedorozuměním a ztrátě důvěry.
-
Časová náročnost: Každá takto vytvořená nabídka stojí drahocenný čas, který by mohl být investován do aktivního prodeje.
-
Nekonzistentní vzhled: Každý obchodník může používat mírně odlišnou šablonu, což vede k nejednotné vizuální prezentaci firmy.
-
Chybějící personalizace: Vytvořit skutečně personalizovanou nabídku, která zohledňuje všechny specifické potřeby klienta, je při ruční práci příliš složité.
Řešení: Inteligentní šablony v Bohemia CRM
Naše řešení transformuje celý proces. Funkce šablon v Bohemia CRM je navržena tak, aby veškerou rutinní práci automatizovala a umožnila vám soustředit se na obsah.
Jak to funguje v praxi?
Celý systém je postaven na propojení dat, která již v CRM máte. Z obchodního případu, kde evidujete veškerou komunikaci a požadavky klienta, dokážete vygenerovat finální dokument během několika sekund.
-
Příprava šablon: V administraci systému si snadno připravíte šablony dokumentů ve formátu Microsoft Word. Do těchto šablon vložíte zástupné symboly (tzv. placeholders) pro všechny dynamické údaje – například název společnosti klienta, kontaktní osobu, adresu, ale i specifické produkty a jejich ceny. Šablona obsahuje vaši firemní grafiku, logo, patičku a standardizované obchodní podmínky.
-
Výběr produktů v obchodním případu: Přímo v detailu obchodního případu v Bohemia CRM vyberete z vašeho produktového katalogu položky, o které má zákazník zájem. Systém automaticky načte jejich aktuální ceny, popisy a další parametry.
-
Generování na jedno kliknutí: Stisknete jediné tlačítko, například "Vytvořit nabídku". Bohemia CRM si vezme připravenou šablonu, automaticky do ní doplní všechny relevantní údaje o klientovi z karty kontaktu, vloží vybrané produkty včetně jejich cen a vše sečte.
-
Profesionální výstup: Výsledkem je perfektně naformátovaný dokument ve formátu PDF, který je okamžitě připraven k odeslání zákazníkovi. Dokument se navíc automaticky uloží na kartu obchodního případu, takže máte vždy kompletní a dohledatelnou historii.
Hlavní přínosy automatizovaného generování dokumentů
Integrace této funkce do vašeho každodenního pracovního procesu přináší zásadní výhody:
-
Okamžitá úspora času: Tvorba nabídky se zkrátí z desítek minut na několik sekund. Vaši obchodníci tak mohou obsloužit více klientů a rychleji reagovat na jejich poptávky.
-
Nulová chybovost: Jelikož jsou všechna data přenášena automaticky z centrální databáze CRM, je riziko lidské chyby prakticky eliminováno. Ceny, názvy i údaje o klientech jsou vždy správné.
-
Absolutní konzistence a profesionalita: Všechny vaše nabídky, smlouvy a další dokumenty budou mít jednotný profesionální vzhled, který posiluje vaši firemní identitu.
-
Snadná personalizace: Systém automaticky doplní správné oslovení a další údaje o klientovi, čímž nabídka působí osobnějším dojmem, aniž by to vyžadovalo práci navíc.
-
Kompletní evidence a historie: Každý vygenerovaný dokument je bezpečně uložen a propojen s konkrétním obchodním případem a klientem. Vždy tak víte, co, kdy a komu bylo odesláno.
Postaveno na spolehlivé technologii Microsoft 365
Bohemia CRM je moderní systém vyvinutý na platformě Microsoft Power Apps s daty bezpečně uloženými v databázi Microsoft Dataverse. To zaručuje nejen maximální bezpečnost a škálovatelnost, ale také dokonalou nativní integraci s nástroji, které již denně používáte.
Vygenerovanou nabídku můžete odeslat přímo z prostředí CRM prostřednictvím propojení s vaším Microsoft Outlookem. Dokumenty jsou ukládány na SharePoint Online, což zajišťuje snadný přístup a správu verzí. Celý ekosystém Microsoft 365 tak pracuje pro vás a zefektivňuje vaše obchodní procesy od začátku do konce.
Přestaňte ztrácet čas administrativou a začněte prodávat efektivněji. S funkcí šablon v Bohemia CRM získáte nástroj, který vám dá rozhodující náskok před konkurencí.
Chcete vidět, jak snadno a rychle můžete vytvářet profesionální nabídky? Kontaktujte nás a domluvte si nezávaznou ukázku systému.