Manuální přepisování kontaktů z e-mailových notifikací do CRM systému je jednou z největších brzd v moderním obchodním procesu. Každá minuta, kterou stráví obchodník nebo asistentka kopírováním jména, e-mailu a telefonu, je minuta, kdy mohl tento potenciální zákazník (lead) již být kontaktován. V době, kdy rychlost reakce často rozhoduje o úspěchu či neúspěchu obchodu, představuje automatizace tohoto procesu zásadní konkurenční výhodu.
Propojení vašeho webového formuláře přímo s Bohemia CRM není jen technickým vylepšením; je to strategické rozhodnutí, jak přeměnit pasivní webovou prezentaci na aktivní nástroj pro generování obchodu.
Proč je manuální evidence leadů neudržitelná?
Představme si běžný scénář: potenciální zákazník vyplní poptávkový formulář na vašem webu. Systém webu odešle notifikační e-mail, který dorazí do sdílené schránky (např. info@firma.cz nebo poptavky@firma.cz). Zde začíná řetězec potenciálních problémů:
-
Prodleva: E-mail může zapadnout, někdo si ho všimne až za několik hodin.
-
Chybovost: Při manuálním přepisu dat do CRM snadno dojde k překlepu ve jméně, e-mailu nebo telefonním čísle.
-
Ztráta dat: E-mail může být omylem smazán nebo přehlédnut.
-
Nejasná odpovědnost: Kdo má lead na starosti? Kdo ho má založit do systému?
Výsledkem je frustrovaný obchodní tým, který pracuje s neaktuálními nebo chybnými daty, a potenciální zákazník, který mezitím oslovil konkurenci, jež reagovala rychleji.
Řešení: Přímé propojení webu a CRM
Moderní systémy, jakým je i Bohemia CRM, umožňují přímé napojení webových formulářů prostřednictvím API (aplikačního programového rozhraní). V praxi to znamená, že jakmile návštěvník klikne na tlačítko "Odeslat" na vašem webu, data nejsou poslána jen e-mailem, ale jsou v reálném čase bezpečně přenesena přímo do databáze vašeho CRM.
Tímto okamžikem se spouští proces, který promění anonymní data ve strukturovaný obchodní záznam.
Co se stane v Bohemia CRM po odeslání formuláře?
Pouhý přenos dat je jen polovina úspěchu. Skutečná síla spočívá v navazující automatizaci, kterou v Bohemia CRM zajišťuje modul Pracovní procesy (Workflows). Tento nástroj umožňuje definovat, co přesně se má stát, když do systému dorazí nový záznam (lead) z webového formuláře.
Typický pracovní proces pro zpracování webové poptávky může vypadat následovně:
-
Spouštěč (Trigger): Systém detekuje "Vytvoření nového záznamu" v modulu Poptávky (nebo Leady), který má "Zdroj" nastavený na "Webový formulář".
-
Okamžité Akce (Actions): Jakmile je spouštěč aktivován, CRM automaticky provede sérii předdefinovaných kroků:
-
Přiřazení obchodníka: Systém automaticky přiřadí poptávku konkrétnímu obchodníkovi. To může být provedeno na základě regionu (např. podle PSČ, pokud je ve formuláři), typu služby, nebo jednoduše "round-robin" metodou (spravedlivé rozdělování mezi členy týmu).
-
Vytvoření úkolu: CRM okamžitě vytvoří úkol pro přiřazeného obchodníka (např. "Kontaktovat nového leada: Jan Novák") s termínem splnění (např. "do 2 hodin").
-
Odeslání potvrzovacího e-mailu: Systém automaticky odešle zákazníkovi profesionálně vypadající e-mailovou šablonu (např. "Děkujeme za Vaši poptávku, brzy se Vám ozve náš specialista...").
-
Založení kontaktu a firmy: Systém zkontroluje, zda daný e-mail či telefon již v databázi existuje. Pokud ano, přiřadí poptávku ke stávajícímu kontaktu. Pokud ne, automaticky založí novou kartu kontaktu (a případně i firmy).
-
Hlavní přínosy automatizovaného sběru leadů
Zavedením tohoto propojení získává firma kontrolu nad celým životním cyklem poptávky.
1. Extrémní zrychlení reakční doby
Obchodník nemusí sledovat e-mailovou schránku. Notifikace a úkol mu přijdou přímo v CRM, kde již má veškeré údaje přehledně strukturované. Může tak reagovat v řádu minut, nikoli hodin, což dramaticky zvyšuje šanci na konverzi.
2. Nulová chybovost při zadávání dat
Data jsou přenášena strojově. Tím je eliminována lidská chyba při přepisu, což zajišťuje čistotu databáze (data hygiene). Správný e-mail a telefonní číslo jsou základem pro veškerou další komunikaci.
3. Okamžitá měřitelnost a reporting
Každý lead, který přijde z webu, je automaticky označen správným zdrojem. V reportovacím modulu Bohemia CRM pak můžete snadno vyhodnocovat, kolik poptávek web generuje, jaká je jejich úspěšnost konverze a jaká je návratnost investic (ROI) do online marketingu.
4. Profesionalizace komunikace
Okamžitá automatická odpověď dává zákazníkovi jistotu, že jeho poptávka byla přijata a zpracovává se. Obchodník má navíc při prvním kontaktu k dispozici kompletní historii a nemusí se doptávat na základní údaje, které již byly ve formuláři vyplněny.
5. Uvolnění kapacit týmu
Nejcennějším aktivem obchodního týmu je čas. Automatizací rutinních administrativních úkonů (přepisování, zakládání kontaktů, posílání úvodních e-mailů) uvolníte obchodníkům ruce pro to nejdůležitější – aktivní prodej a péči o zákazníky.
Závěr
Integrace webového formuláře s Bohemia CRM Professional je základním stavebním kamenem efektivního obchodního oddělení. Transformuje váš web z pouhé vizitky na plnohodnotný nástroj, který aktivně plní váš prodejní trychtýř (sales pipeline) kvalitními a okamžitě zpracovatelnými leady. Investice do této automatizace se vrací téměř okamžitě v podobě ušetřeného času, vyššího počtu konverzí a přesnějších dat pro strategické řízení obchodu.