Přesná předpověď prodejních výsledků, známá jako forecasting, je klíčovou disciplínou pro strategické plánování a řízení každé obchodně orientované firmy. Nejde o věštění z křišťálové koule, ale o systematickou práci s daty, která umožňuje předvídat budoucí příjmy, alokovat zdroje a identifikovat potenciální rizika. V digitální éře je základním kamenem pro kvalitní forecasting centralizovaný CRM systém. Jako vývojáři Bohemia CRM, postaveného na moderní a bezpečné platformě Microsoft Power Apps, vám ukážeme, jak data z vašeho CRM přeměnit na cenný nástroj pro efektivní předpovídání.
Základem je kvalita a struktura dat
Jakákoli analýza a předpověď je pouze tak přesná, jak přesná jsou data, ze kterých vychází. Roztříštěné informace v tabulkách, emailech a poznámkách jednotlivých obchodníků neumožňují vytvořit si ucelený pohled. Bohemia CRM tento problém řeší tím, že veškeré informace o zákaznících, komunikaci a obchodních příležitostech soustředí na jedno bezpečné místo v rámci robustní databáze Microsoft Dataverse.
Tato centralizace zajišťuje, že všichni pracují se stejnou, aktuální verzí dat, což je první a nejdůležitější krok k úspěšnému forecastingu.
Klíčové moduly Bohemia CRM pro forecasting prodeje
Efektivní forecasting se opírá o sledování obchodních příležitostí v čase. V Bohemia CRM k tomu slouží především tyto provázané funkce a moduly:
1. Správa obchodních případů (Sales Pipeline Management)
Jádrem celého procesu je modul Obchodní případy. Zde se evidují veškeré potenciální obchody od prvotní identifikace až po jejich úspěšné uzavření nebo prohru. Pro přesný forecasting jsou zásadní následující údaje u každého obchodního případu:
-
Odhadované výnosy: Jaká je předpokládaná finanční hodnota dané zakázky.
-
Fáze prodejního procesu: V jaké fázi se obchodní případ nachází (např. Kvalifikace, Analýza potřeb, Prezentace nabídky, Jednání, Uzavření).
-
Pravděpodobnost úspěchu (%): Jaká je procentuální šance na úspěšné uzavření obchodu, často navázaná na aktuální fázi procesu.
-
Předpokládané datum uzavření: Kdy se očekává finální rozhodnutí.
Tato data tvoří základ pro výpočet tzv. váženého obratu (weighted revenue), který je realističtějším ukazatelem budoucích příjmů než prostý součet všech otevřených příležitostí.
2. Standardizované pracovní procesy
Aby byla data napříč obchodním týmem konzistentní, využívá Bohemia CRM Průvodce procesem obchodního případu. Tento nástroj vizuálně vede obchodníky jednotlivými fázemi prodejního cyklu a zajišťuje, že v každé fázi jsou shromážděny všechny potřebné informace. Sjednocená metodika zadávání dat eliminuje nepřesnosti a zaručuje, že srovnáváte "jablka s jablky", což je pro spolehlivý forecast naprosto nezbytné.
3. Kompletní 360° pohled díky integraci s Microsoft 365
Bohemia CRM je nativně integrováno do prostředí Microsoft 365. To znamená, že veškeré relevantní aktivity, jako jsou emaily a schůzky z Outlooku, sdílené dokumenty ze SharePointu nebo komunikace v Teams, mohou být automaticky přiřazeny k danému zákazníkovi či obchodnímu případu. Obchodní ředitel tak při hodnocení forecastu vidí nejen finanční odhady, ale i kompletní historii komunikace, což mu dává mnohem lepší kontext pro posouzení reálnosti dané příležitosti.
4. Vizualizace a pokročilé reportování
Data samotná nestačí – je potřeba je správně interpretovat. Bohemia CRM nabízí přehledné řídicí panely (dashboardy) a grafy, které vizualizují stav obchodní fronty (sales pipeline). Uživatelé tak mohou na první pohled vidět:
-
Objem obchodních případů v jednotlivých fázích.
-
Předpokládaný vývoj tržeb v následujících měsících a kvartálech.
-
Porovnání výkonnosti jednotlivých obchodníků nebo týmů.
Pro ještě pokročilejší analýzy je možné data z CRM snadno propojit s nástrojem Microsoft Power BI, který umožňuje vytvářet komplexní interaktivní reporty a prediktivní modely na míru potřebám vaší firmy.
Jak na to v praxi? Kroky k přesnější předpovědi
-
Definujte fáze prodejního procesu: Jasně pojmenujte jednotlivé kroky vašeho obchodního cyklu a přiřaďte jim realistickou pravděpodobnost úspěchu.
-
Udržujte data aktuální: Motivujte obchodní tým k pravidelné a poctivé aktualizaci stavu obchodních případů. Bez aktuálních dat je jakýkoli forecast bezcenný.
-
Pravidelně revidujte forecast: Prodejní forecast není jednorázová aktivita. Pravidelně (např. týdně či měsíčně) jej procházejte s týmem, diskutujte posuny a zpřesňujte odhady.
-
Analyzujte historická data: Porovnávejte minulé forecasty se skutečností. Kde vznikly největší odchylky? U kterých obchodníků nebo typů zakázek? Poučte se z minulosti pro zpřesnění budoucích odhadů.
Závěr
Efektivní forecasting prodeje není magie, ale disciplína postavená na kvalitních datech a správných nástrojích. Bohemia CRM, jako systém vyvinutý na moderní a bezpečné platformě Microsoft Power Platform, poskytuje českým firmám veškeré prostředky pro sběr, strukturování a analýzu dat potřebných k tvorbě přesných a spolehlivých obchodních předpovědí. Přestaňte odhadovat a začněte plánovat na základě dat.